Het verhaal van Kim
Strukton Worksphere is gespecialiseerd in beheer, onderhoud, ontwerp en bouw van technische installaties in gebouwen en bouwwerken met meerdere functies en in complexe omgevingen. Maar ook in de bouw van gebouwen waarin we werken, reizen en verblijven.
Strukton Worksphere komt er halverwege 2015 achter dat men nog vrije ruimte heeft binnen de werkkostenregeling. Om geen belastingvoordeel te laten liggen doet Strukton Worksphere alle medewerkers in november 2015 een aanbod om met uitruil van salaris interessante extra’s te kopen. Met behulp van FiscFree® benut Strukton Worksphere binnen een maand tijd ruim 90% van de beschikbare vrije ruimte. Het resultaat: optimaal belastingvoordeel én blije medewerkers.
‘We passen sinds de verplichte ingangsdatum van 1 januari 2015 de werkkostenregeling (WKR) toe’, vertelt Kim Rolf von den Baumen, Manager SSC HRA bij Strukton Worksphere. Halverwege 2015 bleek dat een groot deel van de vrije ruimte nog niet gebruikt was, waardoor er een besparing op de sociale lasten niet wordt gerealiseerd. Daarom besluit Strukton Worksphere om medewerkers een extraatje te geven. Dit voornemen resulteert in een aanbod aan medewerkers om met uitruil van salaris (eenmalige inhouding) een fiets of een computer aan te schaffen via FiscFree®.’
Het tijdelijk inzetten van FiscFree® levert zowel medewerkers als Strukton meer op dan alleen belastingvoordeel.
Op zoek naar een dienstverlener
‘Bij het aanbieden van secundaire arbeidsvoorwaarden komt veel administratie kijken. En dat wilden we juist niet. Bovendien verzorgde voorheen Nationale Fiets Projecten de ‘fiets van de zaak-regeling’ en daar hadden we goede ervaringen mee. We zijn op zoek gegaan en kwamen – ook gezien onze goede ervaringen – al snel bij FiscFree® uit. Die hebben een gebruiksvriendelijke oplossing, waar werkgever en medewerkers goed mee uit de voeten kunnen.’
Overzichtelijk en aantrekkelijk keuzepakket
‘Het productaanbod van FiscFree® sloot perfect aan bij onze wens om een overzichtelijk en aantrekkelijk keuzepakket samen te stellen. Uit het standaardpakket kozen wij voor de productgroepen fietsen en computers.’ Op basis van onze beschikbare vrije ruimte stelden we het totale budget vast van onze regeling. Medewerkers met een vast dienstverband mochten een product naar keuze bestellen voor eigen gebruik.'
Uitleg over belastingvoordeel en regels
‘Goede communicatie was belangrijk, want de regels van de oude fietsregeling zijn veranderd. Bovendien hebben we een computerregeling erbij gekregen. We moesten dus niet alleen vertellen hoe de regelingen werken, maar ook laten zien hoe medewerkers daarvan profiteren. FiscFree® heeft voor al onze medewerkers een account aangemaakt en onze medewerkers daarvan op de hoogte gesteld. We hebben overigens wel benadrukt dat dit voorlopig een eenmalig aanbod was. We kunnen niet garanderen dat er elk jaar budget is voor zo’n regeling.’
November 2015 - bestelmaand
‘November 2015 mochten medewerkers hun bestellingen plaatsen. Ondanks die korte aanvraagtermijn is ruim 90% van het beschikbare budget verbruikt voor de aanschaf van fietsen en computers. Zo hebben we voor zowel medewerkers als voor Strukton Worksphere belastingvoordeel behaald. De medewerkers waren enthousiast.’
Nauwelijks hulpvragen
‘Aan dat succes heeft de gebruiksvriendelijkheid van FiscFree® zeker bijgedragen. We hebben weinig hulpvragen van medewerkers gekregen over het bestellen van producten. Ze konden zelfstandig hun bestellingen plaatsen.
Is een product nog op voorraad? Hoeveel budget kan ik besteden? FiscFree® maakt dat voor de gebruiker heel inzichtelijk. Of dat nu de werkgever of de medewerker is. FiscFree® nam ons ook heel veel administratieve rompslomp uit handen. Het verwerken van bestellingen verliep gestroomlijnd.’
‘We konden de binnenkomende aanvragen snel beoordelen. Want met het speciale dashboard van FiscFree® wisten we precies hoeveel budget er nog beschikbaar was. De samenwerking met FiscFree® is ons zo goed bevallen en we hadden ook in 2016 budget beschikbaar; zodoende hebben we in november 2016 medewerkers weer de gelegenheid gegeven om met belastingvoordeel leuke extra’s te kopen. Ook hebben we het productenaanbod uitgebreid met mobiele telefonie.’