De werkkostenregeling (WKR) is een vereenvoudiging van alle losse en onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers. De regeling is voor alle werkgevers verplicht. Waar de werkgever voorheen rekening moest houden met 29 losse regelingen, is er nu één regeling waaronder alle vergoedingen en verstrekkingen vallen. Voorbeelden van die vergoedingen en verstrekkingen zijn: fiets via het fietsplan, pc-privé project of een bedrijfsfitnessregeling. Veel werkgevers gebruiken de werkkostenregeling voor het aanbieden van secundaire arbeidsvoorwaarden met belastingvoordeel en linken dit aan belangrijke HR-thema's, zoals vitaliteit of thuiswerken.

Werkgevers mogen in 2025 2% over de eerste € 400.000,- van de brutoloonsom besteden aan vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers. Is de brutoloonsom hoger dan € 400.000,-? Dan wordt er voor het bedrag boven de € 400.000,- gerekend met een percentage van 1,18%.

Dit bedrag mag de werkgever onbelast verstrekken aan zijn werknemers. Komt hij boven dit bedrag, dan betaalt hij een boete (naheffing) van 80% over het meerbedrag.

De reden voor deze tijdelijke verhoging in 2025 is dat de inflatie fors is toegenomen, waardoor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers duurder zullen zijn dan voorheen, terwijl de loonsom (en daarmee de vrije ruimte) met minder is toegenomen. Vooral bij bedrijven met weinig medewerkers of met medewerkers met lagere lonen zal daardoor de vrije ruimte niet altijd meer toereikend zijn om de gebruikelijke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen te handhaven zonder dat sprake is van eindheffing.

In 2026 blijft de vrije ruimte in de WKR net als in 2025 2% over de eerste €400.000. Voor 2027 is de verwachting dat deze doorstijgt naar 2,16% over de eerste €400.000 van de totale loonsom. Boven de €400.000 blijft het percentage 1,18%.