Vertel ons wie je bent, Klaas
Toen Klaas Veerman, coördinator personeels- en salarisadministratie bij Stichting Sprank in Zwolle, in het najaar van 2013 op een HR-beurs in contact kwam met een adviseur van FiscFree®, had hij direct het idee dat dit wel eens een prachtige manier zou kunnen zijn om iets leuks voor alle werknemers te doen. Dat was op dat moment wel even nodig, vertelt Veerman, want Sprank had vlak daarvoor een reorganisatie gehad waarbij drie hoofdkantoren op verschillende locaties naar één centrale locatie in Zwolle gingen.
Stichting Sprank biedt zorg en ondersteuning aan mensen met een verstandelijke handicap. Ze zorgen voor ruim 500 cliënten op circa 30 locaties door heel Nederland. Stichting Sprank zorgt, ondersteunt en begeleidt op woonlocaties, logeerhuizen, dagbestedingen en bij mensen thuis.
Geweldig om iets positiefs te kunnen doen, zo aan het einde van het jaar!
Keuze voor FiscFree®
Door de keuze voor FiscFree® en de introductie van verschillende aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden konden we op korte termijn iets leuks doen voor het personeel. Op dezelfde manier laten we ook zien dat er ook voordelen zitten aan het centraal regelen van de secundaire arbeidsvoorwaarden. Stichting Sprank kon hier echt mee ‘scoren’ en op korte termijn succes behalen en een stukje goodwill bij de werknemers creëren.
Geen risico’s door te kiezen voor FiscFree®
Veerman: Na de beurs heb ik contact gezocht met een adviseur van FiscFree® en die heeft vervolgens een presentatie gegeven voor ons HRM-team. In dit team zitten mensen van P&O en van de personeels- en salarisadministratie. Wij waren enthousiast en het levert de werkgever – door de besparing op sociale lasten, ook nog geld op. In ons geval is dat gemiddeld zo’n € 100,- op een bestelling van ongeveer € 750,-. We hebben het aan onze bestuurder voorgelegd en die zei direct ‘doen!’, er zitten namelijk geen risico’s aan. Als werkgever kun je door de vrije ruimte van de werkkostenregeling goed te benutten dus iets extra’s doen voor je werknemers en zelf besparen.
Werkkostenregeling nog niet in gang gezet
Op het moment dat we voor FiscFree® kozen, hadden we nog niets met de werkkostenregeling (WKR) gedaan. Omdat we voor eind 2013 toch graag de mogelijkheid wilden hebben om secundaire arbeidsvoorwaarden aan te bieden via FiscFree® hebben we, met terugwerkende kracht, de werkkostenregeling ingevoerd. We hebben ongeveer 650 medewerkers in dienst, waarvan veel parttimers. We hebben nog een paar zaken aangepast, bijvoorbeeld de vergoeding voor dienstreizen. Voorheen gaven we € 0,29 netto per kilometer, maar dat hebben we veranderd in € 0,19 bruto en € 0,10 netto. Daardoor kregen we meer vrije ruimte in ons WKR-budget.
Mond-tot-mondreclame
We besloten de fietsregeling ongewijzigd te blijven aanbieden: € 750,- voor de fiets en
€ 100,- voor de verzekering. Dit is gelukkig ook mogelijk binnen de werkkostenregeling. Daarnaast wilden we ook fitnessabonnementen, iPads en laptops aanbieden. Werknemers konden deze producten bestellen via FiscFree® en daarbij aangeven met welke brutoloonbestanddelen ze deze aanschaf wilden verrekenen. Vervolgens hebben we de mogelijkheid om te bestellen eigenlijk maar héél kort opengezet, namelijk 2,5 week. Meer tijd was er niet in verband met de kerstvakantie in combinatie met de tijd die nodig was voor het accorderen van de aanvragen. FiscFree® bleek eigenlijk direct een groot succes. Werknemers waren enorm enthousiast, vertelden het aan elkaar door en de bestellingen stroomden vervolgens binnen. Geweldig om iets positiefs te kunnen doen, zo aan het einde van het jaar!
Interne communicatie
We communiceren alle wijzigingen of andere zaken met betrekking tot FiscFree® via ons intranet en via het werknemersgedeelte binnen FiscFree®. Dat werkt echt prima. Ik denk dat wij zoveel bestellingen hebben, omdat we zo actief omgaan met het beheren van het budget en daar ook veel over communiceren; dan blijft het bijzonder. Bovendien komt het op die manier steeds weer onder de aandacht van de werknemers en dat vergroot ook het gevoel van tevredenheid.
Alles gaat online, dat is volledig van deze tijd
Werken met FiscFree® bevalt echt super. Het hele bestelproces, de goedkeuring, de aanvullende arbeidsovereenkomst en het beheren van het budget; het gaat allemaal eenvoudig en online. Je hebt geen formulierenstroom meer en overvolle ordners in het archief: de bestellingen van werknemers komen online bij mij binnen. Ik kijk of er aan de door ons gestelde voorwaarden wordt voldaan en vervolgens fiatteer ik ook weer digitaal. Indien nodig kan ik zo alles naar Excel exporteren.
Vaak vind ik administraties veel te ondoorzichtig en te complex, maar dat is bij FiscFree® niet het geval. Wij hebben ons WKR-budget verdeeld over drie verschillende productgroepen die wij aanbieden, waardoor het heel inzichtelijk is. Naast het feit dat het zo transparant is, kunnen we ook schuiven binnen deze budgetten, erg flexibel en praktisch.
Zo loopt fitness bij ons niet zo goed, maar bestellen werknemers veel fietsen en tablets. In dit geval schuiven we vanuit het budget voor fitness, gewoon wat budget naar de andere twee groepen. Volgend jaar zou ik ook heel graag het leasen van elektrische fietsen willen aanbieden, dus daar ga ik graag eens voor zitten met onze adviseur van FiscFree®. Als we maar binnen het totaal beschikbare budget blijven, zoals we dat met Financiën hebben afgesproken. Dan kunnen we schuiven hoeveel we maar willen; dat is écht een heel groot voordeel van FiscFree®!
Mijn advies?
Of ik nog een advies heb voor werkgevers of HR-medewerkers die nog een goede manier zoeken voor het invullen van aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden? Zeker! Kom een keer een kwartiertje meekijken, en ervaar hoe FiscFree® werkt. Ik weet het zeker, je bent gelijk overtuigd!