Vertel ons wie je bent, Ans
Ans den Hengst is HR-adviseur bij Ophtec BV, een bedrijf uit Groningen dat oogheelkundige implantaten en instrumenten ontwikkelt en over de hele wereld verkoopt.
Bij Ophtec werken 105 mensen en daarnaast is er een zusterorganisatie, OMC Noord, met nog 35 medewerkers. Ans vertelt over de manier waarop ze bij Ophtec de invoering van de werkkostenregeling (WKR) hebben aangepakt en wat de toegevoegde waarde van FiscFree® voor hen is.
In plaats van een lappendeken hebben we een nieuw dekbed gekocht.
Nieuw dekbed in plaats van lappendeken
Bij Ophtec is men eind 2011, begin 2012 begonnen met nadenken over de WKR. Vragen als: ‘Wat betekent het voor de financiële administratie en voor het aanbieden van secundaire arbeidsvoorwaarden’, speelden binnen de afdelingen. HR is hierin samen opgetrokken met Financiën, aldus Ans. We hebben alles tot op de bodem uitgezocht om te bekijken wat de gevolgen van de WKR zouden zijn voor ons bedrijf.
Vervolgens hebben we besloten om niet alleen de kleine stukjes aan te pakken om te voorkomen dat het een soort ‘lappendeken’ zou worden. We hebben het moment van deze inventarisatie en de bijbehorende wijzigingen als een hefboom gebruikt om álle arbeidsvoorwaardelijke zaken aan te passen aan ‘de nieuwe periode’. In plaats van de lappendeken hebben we een nieuw dekbed gekocht, om het zo maar te zeggen, vertelt Ans.
FiscFree® neemt ons veel werk uit handen
In het verleden hadden we al eens eerder contact gehad met FiscFree®, eigenlijk vanuit het Nationale Fietsplan. Toen hebben we het in de eerste instantie afgewimpeld, omdat ons eigen personeelsinformatiesysteem prima voldeed.
Toen we FiscFree® zo’n anderhalf jaar later nog eens onder ogen kregen, keken we daar heel anders tegenaan. Enige tijd later leek het ons toch wel een goede aanvulling op wat we nu hebben.
Waarom? Door de hele automatisering van de workflow werd ons veel werk uit handen genomen. Onze eigen spelregels en WKR-budget staan duidelijk in de applicatie, aanvullingen op de arbeidsvoorwaarden worden automatisch gegenereerd en ik hoef alleen nog maar een handtekening aan de medewerker te vragen en de aanvraag te honoreren. De acties voor inhouding bij de medewerker en betaling van de factuur gaan rechtstreeks vanuit FiscFree® naar de vooraf opgegeven collega’s van Financiën.
Kortom, het hele proces verloopt volledig automatisch en digitaal. Zo kunnen er geen fouten worden gemaakt en zijn we niet steeds met allerlei papierwerk in de weer.
Bovendien kan ik heel gemakkelijk een maandelijkse rapportage maken, door de financiële gegevens uit FiscFree® te halen. Die rapportage deel ik dan met mijn collega’s van Financiën, die daar heel blij mee zijn.
Vereenvoudiging en gebruikersgemak
Voor mij, als HR-adviseur, biedt FiscFree® écht een vereenvoudiging van mijn werkzaamheden met betrekking tot het aanbieden en verrekenen van secundaire arbeidsvoorwaarden. Voor onze medewerkers biedt het veel gebruikersgemak. Niet alleen voor de fiets, maar ook voor fitness. Het mooie is dat werknemers met de komst van de WKR vrije keuze hebben uit alle sportscholen. En FiscFree® biedt keuze uit alle aangesloten sportscholen; dat zijn er op dit moment ruim 3.500!
Veel voordeel van de klantenservice van FiscFree®
Het opstarten van FiscFree® hebben wij als heel prettig ervaren. Het platform werd volledig op maat voor ons ingericht op basis van onze wensen. Wanneer ons, al doende, duidelijk werd dat we iets beter op een andere manier hadden kunnen inrichten was dat nooit een probleem. Het werd allemaal heel soepel begeleid en we hebben er écht samen aan gewerkt om het platform helemaal zo te krijgen, zoals wij dat graag wilden hebben. En niet alleen vragen van ons, maar ook van onze werknemers, worden direct opgelost door de klantenservice van FiscFree® voor medewerkers.
Volgend jaar concernregeling
Wij hebben bij Ophtec meer mensen, maar relatief minder vrije ruimte dan bij onze zusterorganisatie OMC Noord. Wij zijn nu nét door het budget heen dat wij hadden toegewezen aan de fiets. Maar we kunnen eventueel nog schuiven met budget vanuit fitness – wat niet zo hard loopt – naar de fiets.
Voor volgend jaar overwegen we om de concernregeling in te voeren, zodat het gehele budget - van beide organisaties samen - verdeeld kan worden over de verschillende arbeidsvoorwaarden en werknemers. Ook dat kan heel gemakkelijk in FiscFree® geregeld worden.
Tips voor andere werkgevers
Of ik nog tips heb voor werkgevers die met de WKR aan de slag willen en meer willen weten over het aanbieden van secundaire arbeidsvoorwaarden aan werknemers? Ja, zeker! Kijk naar je hele pakket van arbeidsvoorwaarden en bepaal wat de implicatie daarvan is voor de werkkostenregeling. Neem de tijd om, waar nodig, zaken ‘recht te zetten’ die in de loop van de tijd enigszins scheef gegroeid zijn of zijn gedateerd. Laat je daarnaast goed voorlichten over de inhoud van de WKR en de mogelijkheden binnen de vrije ruimte: een goede workshop heeft óns bijvoorbeeld erg geholpen!