Vertel ons wie je bent, Geert
Zorggroep Noorderboog omvat het Diaconessenhuis, vier verpleeghuislocaties en drie verzorgingshuislocaties in de regio’s Zuidwest-Drenthe en Noordwest-Overijssel. De Zorggroep biedt ziekenhuiszorg, verpleging, verzorging en thuiszorg. Er werken in totaal ongeveer 2.600 medewerkers die stuk voor stuk staan voor betrokken, betrouwbare en deskundige zorg- en dienstverlening aan cliënten en patiënten. De kracht van Noorderboog is het besef dat samenwerking de sleutel is tot succes. Noorderboog heeft geheel in stijl met de eerder genoemde werkwijzen, een unieke invulling gegeven aan de ruimte binnen de werkkostenregeling.
Geert Dentro - stafmedewerker HRM bij Zorggroep Noorderboog - vertelt hier hoe zij de kansen van de WKR benutten.
De kansen die de WKR biedt, hebben we met beide handen aangegrepen
Initiatief voor werkkostenregeling vanuit Finance
Bij Zorggroep Noorderboog kwam het initiatief om met de werkkostenregeling (WKR) aan de slag te gaan vanuit Finance. Vanuit een soort van ‘angst’ over ‘hoe zit dat binnen die regeling straks met onze kosten?’ Op dat moment hadden we ook een Meer Keuzesysteem Arbeidsvoorwaarden (MKA).
Na het 'grootboek onderzoek' hebben we de kosten, die onder de WKR vallen, allemaal ingevuld in een standaard ‘WKR-model’. Om zekerheid te krijgen, hebben we een accountant gevraagd om het te controleren en te toetsen op juistheid. Gelukkig zaten we op het goede spoor!
Besparing op sociale lasten
Wat bleek? In plaats van de oorspronkelijke angst dat we misschien wel te hoog uit zouden komen bleken we maar liefst € 700.000,-- vrije ruimte te hebben! Dat is natuurlijk géén budget, je hebt het niet zomaar op de plank liggen… Maar het biedt wel kansen!
Met ingang van 1 januari 2013 hebben we de WKR ingevoerd. Voorafgaand aan de invoering hebben we een presentatie over de WKR in het MT gegeven en ons plan voorgelegd aan de Raad van Bestuur. Daarbij hebben we ook direct gevraagd om, bij goedkeuring, de projectgroep direct de opdracht te geven om het MKA te herzien en meer te laten aansluiten op het strategische HR-beleid van Noorderboog. We kregen direct akkoord! Ook omdat we, bij het fiscaal aantrekkelijk aanbieden van secundaire arbeidsvoorwaarden aan werknemers, wij heel veel op de sociale lasten konden besparen. Dus werknemers blij en werkgever blij.
De WKR: geen grenzen alleen maar kansen!
En daarna heerlijk aan de slag: helemaal geen grenzen en alleen maar kansen! Voorwaarde was dat we vanuit de strategie van Noorderboog moesten werken: aandacht voor duurzame inzetbaarheid, slimmer werken, boeien en binden etc. Dus als we iets zouden verzinnen dan zou het moeten voldoen aan die uitgangspunten. En daar hebben we een ‘voeten-op-tafel-sessie’ voor gehouden. En daar kwamen werkelijk prachtige ideeën uit naar voren!
FiscFree® kwam precies op tijd en voldeed aan al onze wensen
Precies op tijd kwam het telefoontje van de adviseur van FiscFree®. Door FiscFree® konden wij ons MKA-systeem helemaal online aanbieden aan onze medewerkers. Bovendien vonden wij het belangrijk dat ze ’any time and any place’ hun nieuwe arbeidsvoorwaarden konden regelen. Daarbij konden we in FiscFree® ook onze kosten alloceren en het beschikbare budget monitoren. In eerste instantie wilden we graag een koppeling met ons bestaande HRM-systeem (Profit) van AFAS. Maar na een tijdje te hebben gewerkt met FiscFree® als standalone systeem, wilden we niet meer anders. Het vraagt bovendien veel meer beheer en extra werk, wanneer je wel een koppeling wel gaat maken met een bestaand HRM-systeem. Het extra werk zit ‘m in de mutaties van personeelsleden, zoals bij ontslag, verhuizing, e.d. En nu is het gewoon heel simpel: wie gebruik maakt van FiscFree® die doet dat, en dat is alles.
Samen met OR bepaald welke bronnen ingezet mogen worden
We hebben een uitleg en een demo gehad van FiscFree® voor onze projectgroep en daarna voor de rest van de organisatie. We hebben in overleg bepaald welke verrekeningsbronnen medewerkers mogen inzetten in ruil voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Dat hebben we teruggebracht van héél veel naar een beperkt aantal bronnen: bruto salaris, eindejaarsuitkering en vakantiegeld. Gelukkig ging de OR ook akkoord met dit plan, want ook hen hebben we een stem gegeven.
Alle wensen in één systeem
Belangrijk voor ons was dat alles wat wij verzonnen hadden in het systeem moest kunnen. En dat kon bij FiscFree®. dus ook een aantal zaken die de medewerkers declareren is heel gemakkelijk in te regelen in FiscFree®.