Vertel ons wie je bent, Diana
Toen GGz Breburg in 2013 de overstap maakte naar de werkkostenregeling (WKR) was dat tevens de aanleiding voor Diana Verbraak, senior salarisadministrateur bij GGz Breburg, om te onderzoeken wat de gevolgen hiervan waren voor de bestaande en eventueel toe te voegen secundaire arbeidsvoorwaarden. Ze wilde vooral graag weten hoe het lopende Nationale Fietsplan (dat ze jarenlang hebben gehad) het beste kon worden opgenomen in het nieuwe beleid. Een eerder gegeven demonstratie van FiscFree® bleek zoveel indruk te hebben gemaakt, dat zij besloot om contact op te nemen de organisatie om te vragen naar de mogelijkheden. Inmiddels heeft GGz Breburg FiscFree® in gebruik genomen en blijken zowel werkgever als werknemers hier de vruchten van te plukken.
GGz Breburg is een specialistische instelling voor geestelijke gezondheidszorg in Midden- en West-Brabant. De organisatie biedt de best passende specialistische behandeling en ondersteuning waarmee mensen met een psychiatrisch probleem weer verder kunnen in het dagelijks leven. GGz Breburg telt zo’n 2.050 werknemers en zo’n 200 vrijwilligers.
Onze medewerkers zijn blij met het aanbod van secundaire arbeidsvoorwaarden.
Samenwerking tussen HR, salarisadministratie en werknemersvertegenwoordiging
'Toen wij ons verdiepten in de mogelijkheden van de WKR, zagen wij kans om werknemers een extraatje te bieden. Omdat er relatief weinig onkostenvergoedingen werden gegeven, bleef er veel ruimte over die gebruikt kon worden om extra mogelijkheden aan te bieden binnen de werkkostenregeling.
Er was intern wel terughoudendheid in verband met de eventuele extra werkzaamheden die het aanbieden van bestaande en nieuwe secundaire arbeidsvoorwaarden binnen de WKR met zich mee zou kunnen brengen. Bovendien was er ook de angst om het forfait te overschrijden en dus een eindheffing te moeten betalen', zo vertelt Diana.
'Wij hebben onze adviseur van FiscFree® toen gevraagd of hij een voorlichtingsbijeenkomst wilde verzorgen, waarbij alle betrokken afdelingen van GGz Breburg aanwezig zouden zijn. Zo konden we alle wensen en bezwaren van de verschillende afdelingen heel direct in beeld krijgen en samen bekijken wat FiscFree® daarin voor ons kon betekenen. Financiën was er niet bij betrokken, omdat onze salarisadministratie onder de verantwoordelijkheid van HR valt. De OR was er wel bij betrokken, omdat wij vakbondscontributie en het lidmaatschap van een beroepsorganisatie graag wilden aanbieden aan onze werknemers'.
Implementatie
Het in gebruik nemen van FiscFree® ging eigenlijk boven verwachting gemakkelijk. Wij gaven aan welke producten wij in eerste instantie wilden aanbieden aan onze werknemers; dat waren de fiets, vakbondscontributie en het lidmaatschap van een beroepsorganisatie. Ook hebben wij aangegeven welk budget we in totaal beschikbaar hadden binnen de WKR en hoe wij dit wilden verdelen over de verschillende productgroepen. Daarnaast hebben we de ‘spelregels’ bij deelname geformuleerd; bijvoorbeeld hoe vaak werknemers een fiets mogen bestellen, voor welk bedrag er verrekend mag worden en welke bruto loonbestanddelen gebruikt mogen worden. De adviseur van FiscFree® is hierna nogmaals langs gekomen om alles te regelen en aan ons uit te leggen. Daarna konden wij direct aan de slag. Ook bij de communicatie naar onze werknemers heeft de adviseur van FiscFree® ons goed ondersteund.
Efficiënter en sneller werken
We zijn erg blij met FiscFree®. Ten eerste helpen ze ons bij het beperken van de hoeveelheid werk. Ik dacht bij voorbaat dat wij het extra druk zouden krijgen, omdat wij nu ook de aanvulling op de arbeidsovereenkomst moesten verzorgen, maar dat bleek helemaal niet zo te zijn. Alles gaat volledig automatisch en digitaal. De aanvulling op de arbeidsovereenkomst komt gewoon mee met de bestelling van de werknemer en kan direct in het personeelsdossier worden gehangen. We hebben geen werk meer aan het heen en weer sturen van papieren voor handtekeningen en dergelijke. In het verleden konden die papieren in het bestelproces gemakkelijk kwijtraken, maar nu is alles direct online in te zien op je scherm.
Direct online inzicht in beschikbaar WKR-budget
Het is heel prettig om direct inzicht te hebben ons WKR-budget en de actuele ruimte die we nog hebben. Dat speelt nu nog niet zo, omdat we nog niet zoveel productgroepen aanbieden, maar we zijn wel aan het bekijken of we meer productgroepen aan willen bieden. Het beschikbare budget hebben we vastgesteld op basis van het aantal fietsen dat vorig jaar is besteld, maar toen we FiscFree® begonnen te promoten richting werknemers ging het plots wel heel hard! Gelukkig was dat enkel in het begin en is het nu weer zoals voorgaande jaren. In ieder geval kunnen we, door het realtime online inzicht, nooit het WKR-budget overschrijden. Dat vind ik eerlijk gezegd een heel prettig en geruststellend gevoel.
Flexibiliteit FiscFree®
Naast direct inzicht in de besteding en de nog beschikbare ruimte in ons WKR-budget, biedt FiscFree® ook de mogelijkheid om ons budget actief te beheren. Mocht het bijvoorbeeld zo zijn dat het aantal aanvragen voor fietsen veel harder gaat dan wij hadden gedacht, kunnen we heel gemakkelijk budget van een product waar nog wel ruimte is, overzetten naar de fiets. Als vervolgens halverwege het jaar blijkt dat we nog veel budget over hebben, kunnen we besluiten om een extra productgroep aan te gaan bieden.
We zijn heel erg tevreden met FiscFree®. In het begin stonden er een aantal dingen niet goed in de applicatie, maar die waren snel opgelost. Ook het terugsturen van aanvragen naar de werknemer (i.v.m. niet goed ingevulde zaken) gaat ook allemaal digitaal en gemakkelijk. Eigenlijk zou iedere werkgever het WKR-budget maximaal moeten benutten, want zowel werkgever als werknemer profiteren optimaal van de mogelijkheden die de WKR biedt! En met FiscFree® blijf je altijd binnen de grenzen van de WKR!