Vertel ons wie je bent, Saskia
Bidfood is dé horeca groothandel en totaalleverancier in de foodservice markt. De groothandel in foodservice ontstond eind jaren veertig van de vorige eeuw en leverde in die beginjaren melk, bloem en gelatine aan zorginstellingen. Met succes, want in de decennia daarna werden andere groothandels in de zorg overgenomen. Later volgden overnames van horecahandels en versproducenten. Vandaag de dag telt Bidfood 1.700 medewerkers, 350 vrachtauto’s, 25.000 verschillende klanten en 15 vestigingen door heel Nederland.
Saskia de Roos is manager Arbeidszaken bij Bidfood en is – in samenwerking met een speciaal werkkostenregeling-projectteam – verantwoordelijk geweest voor de overgang op FiscFree® toen de werkkostenregeling verplicht werd ingevoerd op 1 januari 2015.
Alle relevante informatie is op één plek te vinden.
Even terug naar de tijd vóór de WKR
Voordat de werkkostenregeling verplicht werd ingevoerd, maakten we bij Bidfood al gebruik van het fietsplan via Nationale Fiets Projecten. Voor de komst van de werkkostenregeling was er in principe geen limiet van 1,2%, waardoor we het regelen en registeren van secundaire arbeidsvoorwaarden veel ‘losser’ konden laten.
Sinds de komst van de werkkostenregeling veranderde er veel voor bedrijven, zo ook voor Bidfood. Wij hebben daarom gekozen voor het oprichten van een speciaal projectteam, om de overgang op de WKR zo soepel mogelijk te laten verlopen. Om alles overzichtelijk te houden, zijn we op 1 januari 2015 (toen de WKR verplicht werd ingevoerd) ook gelijk gestart met FiscFree®.
Samenspel tussen Finance en HR
Bij Bidfood zijn we al vroegtijdig begonnen met de WKR en dat heeft ons erg goed geholpen. Toen de werkkostenregeling werd ingevoerd, waren we er administratief gezien eigenlijk al klaar voor. Zo konden we alles vanaf het begin af aan goed en vlot monitoren. Wat we overigens wel lastig vonden, was het bepalen van het budget. De vraag was wat alle uitgaven in de vrije ruimte zouden betekenen voor de vrije ruimte? We hebben toen uitgezocht hoeveel vrije ruimte er zou zijn voor het inzetten van het fietsplan en bedrijfsfitness.
We bieden de productgroepen Fiets en Fitness aan, en deze combinatie past erg goed bij het MVO-beleid van Bidfood, dat bestaat uit vijf pijlers. Een van die vijf pijlers is de gezonde medewerker. In die pijler proberen we invulling te geven aan de gezonde medewerker en alles wat daarbij komt kijken. Dat gaat over verzuimbeleid en preventie, maar ook over vitaliteit, het aanbieden van een fietsplan en het aanbieden van bedrijfsfitness.
Starten met FiscFree®
We waren al lange tijd een tevreden klant van Nationale Fiets Projecten, toen we in januari 2015 overstapten op FiscFree®. Onze adviseur vertelde ons toentertijd over FiscFree® en de mogelijkheden hoe het je als bedrijf helpt om de kosten binnen de WKR in de gaten te houden. Daarnaast zochten wij naar een oplossing om het proces van het bestellen en verwerken van secundaire arbeidsvoorwaarden te vergemakkelijken. Voorheen deden we alles handmatig, en moesten we een bestelling voor een fiets of een fitnessabonnement handmatig verwerken. Inscannen, versturen, printen, verwerken en het ordenen; kortom we hadden er veel werk van, en we wilden het efficiënter inrichten.
Sinds we zijn gestart met FiscFree® zijn alle bestellingen gemakkelijk te volgen en inzichtelijk in één applicatie. Het feit dat we alles kunnen monitoren en direct inzicht hebben in het budget, is wat ons betreft een groot voordeel. FiscFree® biedt ons veel voordelen als het gaat om inzage in onze budgetten, en daarnaast heeft het onze workflow een stuk gemakkelijker gemaakt.
We hebben 15 verschillende vestigingen en veel werknemers. Iedereen kan een fiets of fitnessabonnement aanvragen, dus zonder FiscFree® zouden we wellicht te laat doorhebben hoeveel budget er al is verbruikt. Door FiscFree® kunnen we al aan de voorkant monitoren hoeveel budget er verbruikt is, waardoor we nog niet te maken hebben gehad met de naheffing van 80% wanneer de 1,2% wordt overschreden.
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
Bij Bidfood zijn we bezig met maatschappelijk verantwoord ondernemen, duurzame inzetbaarheid en vitaliteit van onze werknemers. Door de productgroepen die we aanbieden via FiscFree® (fiets en fitnessabonnement) kunnen mensen met belastingvoordeel aanschaffen. Hierdoor wordt het aantrekkelijker om actief te blijven en/of te worden, en om tegelijkertijd te profiteren van veel financieel voordeel.
Voordelen voor onze medewerkers
Het projectteam dat verantwoordelijk is geweest voor het implementeren van de WKR binnen Bidfood, is erg blij is met het feit dat de vrije ruimte niet kan worden overschreden. Als ik kijk naar mijn HR-collega’s die dagelijks werken met FiscFree®, ervaren ze het als prettig dat ze alle bestellingen, het budget en de informatie overzichtelijk in één platform te vinden is. De papieren rompslomp van vroeger is verdwenen. Bij het gebruik van FiscFree® zit het echt in de workflow, het vergemakkelijken van de handelingen en de digitalisering.