Spelregels: centraal instelbaar, eenvoudig te beheren en geautomatiseerd. 

Goed om te weten: klanten die starten in 2026, stappen direct in het vernieuwde platform. Alle functies die je in dit artikel leest zijn meteen beschikbaar zodra je start met FiscFree.

Met het instellen van de spelregels bepaal jij hoe FiscFree voor jouw organisatie werkt. In het nieuwe platform gaat alles net even makkelijker. Jij bepaalt de kaders en vervolgens gaat het platform voor je aan het werk. Bestellingen worden automatisch gecontroleerd op basis van historische data én de spelregels die jij instelt of reeds hebt ingesteld in je huidige omgevingen.

Het resultaat? Veel minder administratief werk, minder fouten en een duidelijke, prettige ervaring voor jouw medewerkers. Efficiënt, slim, transparant en betrouwbaar.

Wat is er nieuw?  

Het spelregelsysteem is ontworpen om mee te denken met HR, de organisatie ondersteunt, en medewerkers optimaal informeert om direct duidelijkheid te geven over wat wel of niet mogelijk is. Alles draait om transparantie en automatisering, zodat zowel HR als medewerkers precies weten waar ze aan toe zijn.

• Alles centraal op één plek ingesteld

Je beheert alle spelregels vanuit één centrale omgeving. Je kunt regels generiek instellen voor het volledige aanbod, of juist per productgroep.

• Volledig zichtbaar voor medewerkers

In de medewerkersomgeving worden spelregels duidelijk getoond op de productpagina’s. Zo ziet elke medewerker meteen hoe het werkt, wat de voorwaarden zijn en welke keuzes mogelijk zijn.

• Volledig geautomatiseerd

Bestellingen die niet aan de spelregels voldoen, worden automatisch tegengehouden. De medewerker krijgt direct heldere feedback: waarom iets niet kan en welke alternatieven er wél zijn. Dat voorkomt fouten, scheelt HR werk en zorgt voor een soepele gebruikerservaring.

Binnen welke parameters kan je de spelregels instellen?

1. Frequentie

Stel eenvoudig in hoe vaak een medewerker een product mag bestellingen, bijvoorbeeld één bestelling per week, maand of jaar. Tijdens specifieke periodes, zoals een eindejaarsactie, kun je deze regel tijdelijk overschrijven. Zo benut je het WKR-budget optimaal, precies op het moment dat het er toe doet.

2. Hoogte van het bedrag

Bepaal de minimale en/of maximale waarde van de bestelling. Nieuw is dat deze regel op drie niveaus instelbaar is:

• Een minimale en/of maximale waarde voor een productgroep (of meerdere),
• Een limiet specifiek op het bruto te verrekenen bedrag,
• Of juist op het netto te verrekenen bedrag.

Hiermee houd je volledige controle over uitgaven, zonder dat medewerkers beperkt worden in hun keuzevrijheid.

3. Tekstuele spelregels

Deze regels zijn zichtbaar voor medewerkers, maar kunnen niet door het platform getoetst worden. Denk bijvoorbeeld aan: “geen koopfiets wanneer er al een leaseauto is”. Deze spelregels zijn volledig op maat te maken voor jouw organisatie en instelbaar per productgroep. 

Op deze manier behoudt jouw organisatie volledige grip op het bestelproces, zonder dat er handmatig hoeft te worden ingegrepen. 

De kracht van slimme regels 

Met deze drie soorten spelregels beschik je over een flexibel en toekomstbestendig systeem dat precies aansluit op het beleid van jouw organisatie. Je bepaalt zelf de kaders, terwijl het platform de controle en uitvoering helemaal overneemt.

Het resultaat: minder handmatig werk, minder fouten en een soepel, transparant bestelproces voor elke medewerker.